Zásady zpracovávání osobních údajů pro konference a semináře

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů osob, které se účastní konferencí a seminářů pořádaných Digitální informační agenturou (dále jen „DIA“) prostřednictvím Portálu o datech (data.gov.cz) či souvisejících komunikačních kanálů.

DIA se zavazuje vaše osobní údaje důsledně chránit v souladu s transparentností, etickými informačními postupy a platnými zákony, včetně obecného nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Kdo je správcem vašich osobních údajů

Správcem osobních údajů je: Digitální a informační agentura: Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3, posta@dia.gov.cz, IDDS: yukd8p7

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

V případě dotazů nebo uplatnění vašich práv se prosím obracejte na našeho pověřence: Bc. Eva Lipovská, gdpr@dia.gov.cz.

3. Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje využíváme výhradně pro tyto účely:

Příprava a organizační zajištění konferencí/seminářů a služeb s tím souvisejících (včetně registrace účastníků).
Zasílání informací o proběhlé konferenci a pozvánek na další ročníky či obdobné akce DIA.
Zasílání newsletteru.
Oslovování potenciálních přednášejících.
Běžné fotografické a video zpravodajství z akcí (propagace eGovernmentu a informování veřejnosti o činnosti DIA).

4. Přehled zpracovávaných osobních údajů

V souladu se zásadou minimalizace zpracováváme pouze údaje nezbytné pro daný účel:

Identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, funkce nebo organizační zařazení.
Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo, případně kontaktní adresa / datová schránka.
Obsah vzájemné komunikace (e-maily, dotazy, zpětná vazba).
Obrazové a zvukově-obrazové záznamy z veřejných prostor konání akce (fotografie, videozáznamy, případně poskytnuté prezentace přednášejících).

Registrace na konference a semináře je zajišťována prostřednictvím platformy Microsoft Forms. Zdrojem údajů jsou přímo sami účastníci a přednášející (údaje poskytnuté při registraci či v komunikaci) a dále vlastní činnost DIA (pořizování fotodokumentace). Při zpracování nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

5. Právní základ zpracování

Zpracování provádíme na základě následujících právních titulů:

Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): nezbytné pro zajištění vaší účasti na konferenci a organizační zajištění akce na základě vaší dobrovolné registrace.
Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): nezbytné pro účely oprávněných zájmů DIA, mezi které patří zejména marketing v oblasti pozvánek na další ročníky konferencí.
Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): reportážní fotodokumentace z pořádaných akcí (forma konkludentního souhlasu), zasílání newsletteru.
Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): pokud nám uchování některých dokladů a údajů ukládá zvláštní zákon (např. v oblasti účetnictví nebo daní).

6. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu s ohledem na účel jejich zpracování:

Přehledy účastníků a kontakty pro pozvánky: uchováváme po dobu nejvýše 3 let od termínu konání konference. Pokud se však v mezidobí zaregistrujete na další naši akcí, poběží tato lhůta pro zpracování vašich údajů znovu.
Kontakty pro rozesílání newsletteru: v rámci plnění smlouvy 12 měsíců, v případě souhlasu 5 let nebo do odvolání souhlasu.
Zpravodajské materiály (fotografie, videa, prezentace): jsou zveřejňovány a uchovávány po dobu 10 let v souladu s účelem propagace a informování o proběhlých ročnících, případně do doby odvolání Vašeho souhlasu.

7. Příjemci osobních údajů (Zpracovatelé)

DIA vaše údaje zásadně nesdílí s jinými správci, ledaže by k tomu byla povinna ze zákona. Pro zajištění chodu konferencí a souvisejících služeb však údaje předáváme prověřeným zpracovatelům na základě písemných smluv o zpracování osobních údajů:

Společnosti Microsoft Ireland Operations Limited (provozovatel platformy Microsoft Forms využívané k registracím).
Externím dodavatelům organizačních či cateringových služeb (vždy pouze v nezbytném rozsahu).

8. Vaše práva jako subjektu údajů

Jako subjekt údajů máte právo na základě prokazatelného ověření vaší totožnosti bezplatně požadovat:

Právo na přístup k osobním údajům a informacím o tom, jaké údaje o vás zpracováváme.
Právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“), pokud pominul účel zpracování nebo vznesete oprávněnou námitku.
Právo na omezení zpracování v případech předvídaných nařízením GDPR.
Právo na přenositelnost údajů strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
Právo vznést námitku proti zpracování, které je založeno na našem oprávněném zájmu (např. proti zasílání pozvánek na další ročníky).

Lhůta na vyřízení vaší žádosti je 30 dnů. Pro uplatnění svých práv se prosím obracejte na Pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mail: gdpr@dia.gov.cz.

Pokud se domníváte, ze DIA zpracovává vaše údaje neoprávněně, máte právo podat stížnost u dozorového orgánu:
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ): Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, posta@uoou.cz, IDDS: qkbaa2n